Article publié le 7 février 2018 - Mis à jour le 3 décembre 2018

Quelle eXpérience Employé dans un bureau connecté ?

Dans le cadre d’un projet de transformation d’entreprise, pour faciliter innovation et performance, tout en optimisant les ressources, rien de tel qu’un bureau connecté avec ses employés. Aux frontières de la science-fiction, ces bureaux du futur truffés de capteurs camouflés dans les plafonds commencent à émerger des laboratoires de R&D pour une nouvelle eXpérience Employé.

 

Vous êtes consultant. Vous avez toujours eu un bureau fermé, en haut d’une tour. Vous vous disiez que c’était un peu déprimant mais que c’était le lot des consultants. Votre entreprise a décidé de déménager et d’offrir à ses employés des bureaux connectés, à la pointe de la technologie.

Vous n’avez plus de bureau fixe

Quand vous arrivez au bureau le matin en voiture, la porte du parking s’ouvre toute seule. L’immeuble vous a reconnu et l’expérience commence. Même l’ascenseur vous attend.

Vous n’avez plus de bureau fixe. Mais vous n’en avez pas besoin car tout dépend de ce que vous allez faire dans la journée. Vous avez le choix entre différents endroits pour travailler efficacement selon votre activité : dans une salle de réunion, dans l’atrium sur un confortable fauteuil, dans la salle de concentration, sur le balcon, à un bureau assis, à un bureau debout et même dehors sur la pelouse où vous captez le Wifi.

Il suffit de vérifier en temps réel la disponibilité de chaque endroit via une application sur votre smartphone et de réserver l’espace dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi vérifier que ces endroits ne sont pas trop bruyants ou pas trop fréquentés. Ensuite, l’application vous dirigera à destination par géolocalisation, comme quand vous cherchez une adresse dans la ville. Vos collègues sauront aussi où vous êtes s’ils ont besoin de venir vous voir de façon impromptue.

Une eXpérience Employé personnalisée

Quand vous rejoindrez un espace, celui-ci reconnaitra vos préférences de luminosité et de température et les ajustera pour vous. Une sorte de bulle personnelle va ainsi vous suivre tout au long de votre parcours et de votre journée. Finie la guerre du thermostat.

Vous effectuez une présentation devant vos collègues dans une salle de réunion ? A l’heure prévue dans votre calendrier, la porte est déjà ouverte et votre présentation est sur l’écran quand vous arrivez. A la pause, la machine à café, qui aura elle aussi appris à vous connaître, vous proposera par défaut votre choix préféré, court sucré. Depuis votre smartphone, vous commanderez votre lunch au restaurant d’entreprise et même votre repas du soir à emporter si vous le souhaitez.

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Optimiser le bâtiment selon son usage

Les données mesurées par des capteurs dissimulés dans les luminaires ou faux plafonds permettent de prévoir l’utilisation du bâtiment. Bien sûr, elles sont anonymisées et cela ne pose pas d’état d’âme aux employés de donner leur accord à leur entreprise pour les traiter car ils y voient plus d’avantages que d’inconvénients. On ne nettoie pas une salle qui n’a pas été occupée pendant la journée par exemple. On ne chauffe pas et on n’illumine pas un espace vide, mais seulement quelques minutes avant qu’il soit occupé d’après le planning en mémoire dans le système. C’est la magie des objets connectés. Cela peut permettre des économies d’énergie de l’ordre de 40-50% et donc aussi des économies budgétaires.

Les données d’occupation sont disponibles en temps réel sur des écrans. Elles permettront de faire évoluer le bâtiment et d’optimiser les ressources selon l’usage de ses employés. Par exemple, on sait que le lundi matin et le vendredi après-midi, les salles sont moins occupées. Le mercredi, seulement 40% du parking en moyenne est occupé. On pourra alors sous-louer l’espace vide (Cf article Transformation d’entreprise : les bureaux centres de profits ?). On pourra aussi se servir des données pour identifier les endroits les plus fréquentés et productifs.

« Le bureau connecté permet de réaliser des économies d’énergie de l’ordre de 40-50% grâce à des capteurs qui mesurent son usage réel. » Quelle #eXpérienceEmployé dans un bureau connecté ? Cliquez pour tweeter

Et dans les faits ?

Les premiers bureaux ainsi connectés sont The Edge, ceux de la firme de conseil Deloitte inaugurés à Amsterdam, aux Pays-Bas fin 2014, et plus récemment en juin 2017 l’espace de coworking de la Fondation Agnelli à Turin, en Italie. Par ailleurs, NBBJ Design a aussi équipé ses propres bureaux à New York en 2016 pour tester ses capteurs qui permettent à un employé de choisir son endroit idéal pour travailler selon la température, la luminosité, le bruit et le mouvement.

Travailler dans un immeuble innovant comme The Edge me pousse à être innovant moi-même
Christiaan van den Berg, consultant chez Deloitte

En France, le SQYPark du Crédit Agricole à Saint-Quentin-en-Yvelines est aussi un exemple de bureau connecté. Si le campus a ouvert en 2015, c’est seulement depuis fin 2016 qu’il s’est équipé d’un réseau Sigfox, de capteurs de présence (Exakis), de beacons de géolocalisation (Pole Star) et a cartographié ses locaux sous forme de plan interactif (Mobigeo). Une application mobile, développée par Le Crédit Agricole lui-même, permet ainsi aux employés de se diriger sur le campus en fonction des salles de réunion disponibles. Le déploiement a été rapide et n’a pas nécessité de travaux importants.

A Amsterdam, The Edge est devenu si attractif que les candidats se bousculent pour y travailler. Le potentiel des capteurs et de l’Internet des Objets (IoT) dans les environnements de travail semble offrir des possibilités encore inimaginables pour améliorer l’eXpérience Employé. Ils permettent une fluidité incomparable pour enchaîner des activités sans efforts ni désagréments tout au long de la journée. Les possibilités de personnalisation sont elles aussi décuplées, approchant l’expérience que l’on peut avoir sur Internet où les outils que l’on utilise apprennent à nous reconnaître pour mieux nous servir.

A noter toutefois, le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) en vigueur depuis mai 2018. Celui-ci implique que pour utiliser des données personnelles, il faudra avant demander leur accord aux employés et composer avec les partenaires sociaux.

Vous accompagner dans ces évolutions

Chez workINprogress, nous accompagnons la révolution du bureau connecté. Evaluer la maturité de votre organisation dans l’adoption et le bon usage des technologies, définir les scénarios technologiques qui vous permettront d’introduire le Flex Office, ou encore tirer parti de la révolution de l’Internet des Objets pour mesurer l’efficience de l’environnement de travail et le bon usage de vos bureaux font partie des missions que nous menons pour nos clients (Apave, AXA, BIC, L’Oréal, LVMH, Thales …).